Jak správně určit cestovní náhrady při pracovní cestě v roce 2023

Náhrada jízdních výdajů

Použije-li zaměstnanec (na žádost zaměstnavatele) soukromé osobní motorové vozidlo, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. 

Sazba základní náhrady činí v roce 2023 pro osobní vozidla 5,20 Kč za 1 km jízdy.
Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu pohonných hmot nebo použije pro určení výše náhrady průměrnou cenu pohonné hmoty za 1 litr / kWH spotřebované pohonné hmoty. Průměrná cena je stanovena pro rok 2023 Vyhláškou č. 467/2022 Sb. takto:
a) 41,20 Kč u benzinu (95 oktanů),
b) 45,20 Kč u benzinu (98 oktanů),
c) 44,10 Kč u motorové nafty,
d) 6,00 Kč u 1 kilowatthodiny elektřiny.

Stravné
1) Je nutné znát počet hodin pracovní cesty za jednotlivé kalendářní dny.
2) Pokud jde o cestu do zahraničí, je nutné rozdělit cestu na zahraniční a tuzemskou pracovní cestu (tj. rozdělit den na počet hodin strávených na cestách v tuzemsku a počet hodin v zahraničí po překročení hranice – zjišťujeme zvlášť nárok na tuzemské stravné a  na zahraniční stravné.)

3) Tuzemská pracovní cesta
a. Tuzemské stravné dle § 163 a § 176 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (ZP)
Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné:
a) 129 Kč až 153 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b) 196 Kč až 236 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše 18 hodin,
c) 307 Kč až 367 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Výši tuzemského stravného určuje zaměstnavatel před vysláním na pracovní cestu nebo ji může dohodnout se zaměstnancem. Pokud k tomuto nedojde, náleží zaměstnanci stravné na úrovni spodního limitu.

Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře uvedenou horní hranicí stravného limitováni nejsou (mohou poskytnout stravné i vyšší, a to určením před cestou nebo dohodou). Pokud však horní interval zaměstnavatelé-podnikatelé překročí, je část stravného přesahující limit zdanitelným příjmem zaměstnance a zároveň součástí vyměřovacího základu. Zaměstnavateli se tak vyšší poskytnuté stravné prodražuje navíc o odvody na sociální a zdravotní pojištění. Pokud je tedy cílem, aby se stravné zaměstnanci nezdaňovalo ve mzdě a nebylo součástí vyměřovacího základu, je nutné dodržovat výše uvedený interval stravného.
Z hlediska daňové uznatelnosti stravného jde o daňový náklad zaměstnavatele bez omezení částky.

b. Krácení tuzemského stravného při bezplatném poskytnutí jídla
Zaměstnavatel je povinen při bezplatném poskytnutí jídla krátit zaměstnanci stravné za každé toto jídlo (snídaně, oběd, večeře):

→ může se rozhodnout, jakou procentní míru pro krácení použije:
a) krácení až o 70 %, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin
b) krácení až o 35 %, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin
c) krácení až o 25 %, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin

→ na stravné nemá zaměstnanec nárok, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:
• 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla (2 * 70 % krácení > 100 %),
• 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla (3 * 35 % krácení > 100 %).

→ pokud použije procentní míru pro krácení nižší než maximálně možnou (tj. nižší než 70 %, 35 %, 25 %) tzn., že poskytne  zaměstnanci vyšší stravné, je rozdíl oproti stravnému sníženému o maximální procento zdanitelným příjmem zaměstnance a je součástí vyměřovacího základu pro pojistné na zdravotní a sociální pojištění.

→ poskytování vyššího stravného (tj. s nižším procentem krácení) musí zaměstnavatel určit před vysláním na pracovní cestu (např. vnitřní předpis) nebo se dohodnout se zaměstnancem. Pouze tak je celé stravné daňově uznatelným výdajem (nákladem)  zaměstnavatele.
V případě, že zaměstnavatel neurčí procento krácení předem nebo ho nedohodne se zaměstnancem, je povinen stravné krátit maximální mírou dle ZP. A pokud přesto poskytne zaměstnanci stravné vyšší, je rozdíl oproti zákonem stanovené výši stravného daňově neuznatelným výdajem (nákladem). Zároveň je tento rozdíl zdanitelným příjmem zaměstnance a součástí vyměřovacího základu (viz výše). Jde tedy o nejméně výhodnou možnost.

c. Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v  kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.

4) Zahraniční pracovní cesta
a. Zahraniční stravné dle §170 a 179 ZP + Vyhláška č. 401/2022 Sb.

b. Zaměstnavatel má možnost před cestou zaměstnanci určit nižší sazbu stravného, než je stanoveno vyhláškou nebo se na sazbě se zaměstnancem dohodnout. Sjednaná nebo určená sazba musí představovat 75 % - 100 % vyhláškové sazby zahraničního stravného pro příslušný stát.

c. Dle délky trvání zahraniční pracovní cesty je stanoveno, jaká část základní sazby zaměstnanci přísluší. Trvá-li cesta:
i. déle než 18 hodin, přísluší mu celá základní sazba zahraničního stravného
ii. déle než 12 hodin, nejdéle 18 hodin, přísluší mu stravné ve výši dvou třetin sazby
iii. 12 hodin a méně, alespoň však 1 hodinu, pokud zaměstnanci nevznikne
současně nárok na tuzemské stravné, přísluší mu stravné ve výši jedné třetiny sazby

iv. nebo pokud zaměstnanci vznikne nárok na tuzemské stravné (tj. trvá-li tuzemská cesta alespoň 5 hodin) a zároveň jeho zahraniční cesta trvá déle než 5 hodin, přísluší mu také zahraniční stravné ve výši jedné/dvou třetin či plné sazby. Příklad: v jednom kalendářním dni: tuzemská cesta 5 hodin, zahraniční cesta 13 hodin, tuzemské stravné činí min. 129 Kč, zahraniční stravné činí 2/3 vyhláškové sazby. Nárok na zahraniční stravné se počítá od okamžiku přechodu státní hranice nebo při letecké dopravě
okamžikem odletu letadla dle letového řádu.

d. Krácení zahraničního stravného při bezplatném poskytnutí jídla
Zaměstnavatel je povinen při bezplatném poskytnutí jídla krátit zaměstnanci zahraniční stravné za každé toto jídlo (snídaně, oběd, večeře): 

→ může se ale rozhodnout, jakou procentní míru pro krácení použije:

a) krácení až o 70 %, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby
b) krácení až o 35 %, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby
c) krácení až o 25 %, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.
→ na stravné nemá zaměstnanec nárok, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:
• 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla (2 * 70 % krácení > 100 %),
• 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla (3 * 35 % krácení > 100 %).

Daňový režim na straně zaměstnance i zaměstnavatele je obdobný jako u tuzemského stravného (viz výše).

e. Při více zahraničních pracovních cestách v jednom dni se doby strávené mimo území ČR (které trvají alespoň 1 hodinu) pro účely zahraničního stravného sčítají.
f. Používání kursů pro přepočet zahraniční měny na koruny:
i pokud byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady v cizí měně, použije se pro přepočet kurs ČNB ze dne, kdy byla vyplacena záloha
ii pokud nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, použije se kurs ČNB ze dne zahájení zahraniční pracovní cesty

Sazby zahraničního stravného 2023 ve vybraných zemích 

Kapesné (§ 180 ZP)
Kapesné se stanoví určeným procentem (max. 40 %) ze zahraničního stravného zkráceného podle délky trvání zahraniční pracovní cesty, avšak před povinným krácením za každé bezplatně poskytnuté jídlo. Kapesné však není zaměstnavatel povinen vyplácet ze zákona. Nárok by měl být založen kolektivní smlouvou, vnitřním předpisem, příp. dohodou se zaměstnancem, přičemž je nutno zajistit rovné zacházení.

Zaokrouhlování
U cestovních náhrad se mezisoučty nezaokrouhlují. K zaokrouhlení dojde vždy až u finální částky k výplatě, a to na celé koruny nahoru. Částky v cizích měnách se nezaokrouhlují.